Zgodnie z art. 44 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym osoba uczestnicząca w zdarzeniu drogowym jest obowiązana na żądanie drugiego uczestnika zdarzenia podać swoje dane personalne, dane personalne właściciela pojazdu, dane dotyczące zakładu ubezpieczeń, z którym zawarta jest umowa OC. Należy wspomnieć, iż niespełnienie tego obowiązku może wyczerpywać znamiona wykroczenia z art. 97 kw. (Nadto, zgodnie z art. 16 Ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych w razie zaistnienia zdarzenia objętego ubezpieczeniem obowiązkowym osoba uczestnicząca w nim jest obowiązana m.in. do udzielenia pozostałym uczestnikom zdarzenia niezbędnych informacji koniecznych do identyfikacji zakładu ubezpieczeń, łącznie z podaniem danych dotyczących zawartej umowy ubezpieczenia).
Poszkodowany w wyniku zdarzenia drogowego posiadając dane opisane w art. 44 Prd, może zgłosić tzw. szkodę odpowiedniemu ubezpieczycielowi, który ewentualnie zwraca się do Policji o dodatkowe informacje na temat wypadku. Zgodnie z art. 25 ustawy dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej Policja (Dz.U.10.11.66 j.t.) na wniosek zakładu ubezpieczeń, w zakresie zadań przez ten zakład ubezpieczeń wykonywanych i w celu ich wykonania, w związku z wypadkiem lub zdarzeniem będącym podstawą ustalania odpowiedzialności, udziela informacji o stanie sprawy oraz udostępnia zebrane materiały, jeżeli są one niezbędne do ustalenia okoliczności tych wypadków i zdarzeń losowych oraz wysokości odszkodowania lub świadczenia.
W praktyce często występują jednak sytuacje, gdy to uczestnicy zdarzenia, właściciele pojazdów zwracają się do Policji o podanie danych na temat wypadku/kolizji jego uczestników, czy też wydanie sporządzonych notatek. Na etapie czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie (kolizja drogowa) brak jest podstaw prawnych do przekazywania stronom policyjnych notatek urzędowych na temat zdarzenia. W Kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia nie przewidziano bowiem możliwości udostępniania stronom i zapoznawania się przez nie z materiałami sprawy na tym stadium postępowania (jest to możliwe dopiero w postępowania sądowym).
W przypadku gdy notatka policyjna jest także częścią materiałów dochodzenia/śledztwa (wypadek drogowy) to należy stosować się do dyspozycji art. 156 § 5 Kodeksu postępowania karnego, który stanowi, że: w toku postępowania przygotowawczego, stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta, umożliwia sporządzenie odpisów i kserokopii oraz wydaje odpłatnie uwierzytelnione odpisy lub kserokopie tylko za zgodą prowadzącego postępowanie przygotowawcze.
Udostępnienie w formie pisemnej danych na temat ustaleń dokonanych na miejscu zdarzenia drogowego może mieć formę zaświadczenia wydanego na zasadzie art. 217 Kodeksu postępowania administracyjnego. Przepis ten stanowi, że zaświadczenie wydaje się m.in., jeżeli osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. Zaświadczenie takie może zawierać dane wskazane w art. 44 ust. 1 pkt. 4 Prd (dane personalne uczestników zdarzenia, właścicieli i ubezpieczycieli pojazdów), a także informować o charakterze, miejscu i czasie zaistnienia zdarzenia, może też zawierać dane o wykonanych przez Policję czynnościach i stwierdzonych uszkodzeniach pojazdów biorących udział w zdarzeniu. Wniosek o wydanie zaświadczenia spełnić musi wymogi podania wskazane w art. 63 kpa oraz zawierać odpowiednie uzasadnienie, które jest konieczne, by organ mógł stwierdzić czy dopuszczalne jest udostępnienie ustawowo chronionych danych osobowych. Udostępnienie przez Policję danych osobowych uczestnika wypadku/kolizji drogowej oraz właściciela pojazdu będzie możliwe, jeżeli zainteresowany wskaże na zaistnienie którejś z przesłanek „przetwarzania” takich danych wskazanych w art. 23 Ustawy o ochronie danych osobowych, tj. że jest to niezbędne dla: zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów/. Należy zwrócić uwagę, iż uprawnienie uczestnika zdarzenia drogowego do otrzymania danych personalnych kierującego pojazdem, danych właściciela pojazdu oraz danych dotyczących zakładu ubezpieczeń wynika z przepisu art. 44 ust. 1 pkt 4 Prd. Natomiast właściciel pojazdu, czy też właściciel mienia zniszczonego w wyniku zdarzenia drogowego, a który nie był jego uczestnikiem, może wskazać, iż pozyskanie omawianych danych osobowych jest mu niezbędne w celu dochodzenia roszczeń odszkodowawczych czy powiadomienia ubezpieczyciela o zdarzeniu objętym ubezpieczeniem. Wniosek nie podlega opłacie, natomiast za wydanie zaświadczenia należy wnieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł /zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. Nr 225, poz. 1635, z późn. zm.)/. Opłata ta wnoszona jest przelewem lub wpłacana w kasie i na rachunek organu podatkowego (urząd miasta, urząd gminy) właściwego ze względu na siedzibę organu administracyjnego, który wydaje dokument. Wskazane, by w tytule przelewu wpisać, iż wpłata dotyczy zaświadczenia na temat zdarzenia drogowego nr KW/ID/l.dz./itp. Dowód wpłaty opłaty skarbowej za zaświadczenie (dopuszczalne jest potwierdzenie przelewu wygenerowane elektronicznie i wydrukowane na domowej drukarce) winien być załączony do wniosku. Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni. Zaświadczenie może być także wydane pełnomocnikowi strony /zgodnie z art. 32,33 kpa/. Może nim być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. W sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony. Zgodnie z art. 7 ustawy o opłacie skarbowej zwalnia się od opłaty skarbowej m.in. jednostki budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego.
Udostępnianie danych stronie może także polegać na ich przekazie ustnym (wnioskodawca również winien złożyć stosowne podanie, legitymowanie osoby odbierającej dane). Taka forma przekazania danych jest nieodpłatna.
W przypadku zaświadczeń wydawanych przez Komendę Powiatową Policji w Płońsku (dotyczących zdarzeń mających miejsce na terenie powiatu płońskiego), opłatę skarbową w wysokości 17 zł. należy wnieść na konto Urzędu Miasta Płońsk ( podstawa prawna - Ustawa z dnia 16 listopada 2006r. o opłatach skarbowych Dz.U. z 2006r.Nr 225,poz.1635 z późniejszymi zmianami) lub osobiście w kasie Urzędu Miasta w Płońsku, ul. Płocka 39.
Tytułem: DOTYCZY ZDARZENIA DROGOWEGO (miejsce i data zdarzenia drogowego)
Oryginał dowodu wpłaty należy okazać do wglądu, a kopię dołączyć do pisemnego wniosku o wydanie w/w zaświadczenia.